Quelques conseils simples pour rédiger efficacement
- Avoir toujours un but clair dans vos écrits professionnels
- Appliquer la règle des multiples : plusieurs brouillons et relectures par d'autres personnes
- Respecter la règle des 24 heures avant d'envoyer un message pour éviter les erreurs impulsives
À un moment donné, nous avons tous voulu retirer ce que nous venons de dire. Les mots glissent et, à la grande déception de nos mères (après tout, elles nous ont appris à réfléchir avant que nous parlions), nous regrettons de ne pas avoir suivi leurs conseils. Les erreurs prononcées peuvent être, et le sont souvent, oubliées. Les erreurs écrites, cependant, ont une durée de vie beaucoup plus longue.
L’écrit est tenu à un niveau plus élevé. Malheureusement, nous vivons dans un monde où la vitesse et la demande augmentent. Les pouces tremblent sur les écrans, envoyant des messages qui ressemblent plus à un pidgin qu’au français. Bien que cela puisse être acceptable dans les tweets, les textos et les chats, cela est mal vu dans d’autres contextes. Considérez vos propres hypothèses au sujet d’une personne qui envoie un message rempli d’abréviations, d’acronymes, de mots mal orthographiés ou mal utilisés, de majuscules aléatoires et de ponctuation qui semble avoir été appliqué avec un fusil plutôt qu’avec un clavier. Êtes-vous plus ou moins enclin à prendre cette personne au sérieux ?
Tous ces pièges, cependant, peuvent être évités. La maîtrise de la grammaire et de la ponctuation exige une étude approfondie, mais il n’est pas nécessaire d’être un expert en grammaire pour écrire efficacement. L’écriture elle-même est un art qu’il faut toute une vie pour maîtriser, mais il n’est pas nécessaire d’être Shakespeare, Hemingway ou Yeats. À tout le moins, l’application de ces trois règles vous aidera à éviter les situations embarrassantes.
Toujours avoir un but
Certes, nous pouvons communiquer en tant qu’amis, mais si vous agissez à titre professionnel, aucun message qui n’a pas de but précis ne devrait jamais être diffusé. Il peut s’agir d’informer, d’éduquer ou de divertir. Toutefois, pour être vraiment efficaces, les messages doivent aller au-delà de ces généralités. Assurez-vous plutôt que chaque message que vous écrivez est suivi d’un appel à l’action. Répondez à cette question avant de vous asseoir pour écrire : Qu’est-ce que je veux que le lecteur fasse ? Soyez précis quant aux mesures qu’ils devraient prendre. « Acheter quelque chose » est peut-être le but, mais vous pouvez être plus précis. « Achetez 200 PV d’huile essentielle X à cette date » vous servira mieux.
Une fois que vous avez cet appel à l’action, écrivez pour l’appuyer.
La règle des multiples
Cette règle comporte deux parties. La première est de toujours écrire plusieurs brouillons. Après votre première ébauche, revenez en arrière et apportez des corrections et des améliorations. Laissez-le reposer, puis recommencez. Répétez aussi souvent que nécessaire jusqu’à ce que vous ayez le bon message. Alors, faites-le regarder d’un autre regard. Nous remplissons les blancs et nous glissons sur les erreurs en lisant ce que nous avons écrit parce que nous savons ce que nous voulions dire.
Le fait que quelqu’un d’autre vérifie notre ébauche avant de l’envoyer nous aide à nous assurer que nous faisons passer notre message de façon claire et cohérente. Prévoyez donc des relectures et des yeux multiples.
La règle des 24 heures
Nous répondons souvent aux messages dans le feu de l’action. Nous sommes enthousiasmés par une nouvelle idée ou un nouveau programme, ou nous devons simplement faire savoir à quelqu’un à quel point il a tort sur un sujet, alors nous nous asseyons et martelons un message. Nous sommes certains de son ingéniosité. Puis nous voyons le message quelques jours plus tard et nous nous rendons compte de notre erreur. La règle des 24 heures stipule qu’aucun message ne doit jamais être diffusé sans une période de réflexion préalable, de préférence d’au moins 24 heures.
Pendant ce temps, les émotions sont maîtrisées et nous pensons plus clairement. Nous pouvons regarder plus objectivement ce que nous essayons de dire. Les auteurs professionnels observent tous cette règle. Même avec les livres, les auteurs mettent de côté ce qu’ils écrivent et y reviennent plus tard, parfois des mois, voire des années plus tard. Avec un regard neuf, ils pourront mieux juger ce qu’ils ont écrit, et il en sera de même pour vous.
Comme le dit le proverbe, vous n’avez qu’une seule chance de faire une première impression. Un message mal écrit peut couler votre bateau. Gardez ces trois règles à l’esprit et vous éviterez la plupart -peut-être pas toutes, mais au moins la plupart- des erreurs qui peuvent vous donner l’air idiot.
