Focus sur le tampon d’entreprise

Essentiel pour donner un caractère officiel aux documents d’une entreprise, le tampon d’entreprise a de multiples rôles. Il peut également servir de preuve à l’encontre de toute personne qui tenterait d’usurper l’identité de votre entreprise. Mais que faut-il indiquer sur le tampon d’entreprise ? Quels sont les différents usages ? Le tampon d’entreprise est-il une obligation légale ? Focus sur le cachet d’entreprise.

Les différentes utilisations du tampon d’entreprise

La majorité des entreprises possèdent et utilisent des tampons. En plus d’être un support d’information et d’identification, le tampon est également un outil de communication. En effet, il permet de véhiculer l’image d’une entreprise.

Bien que votre tampon d’entreprise n’ait pas de valeur juridique, il peut vous être indispensable pour gagner du temps, en s’évitant de ressaisir à chaque fois les mêmes informations sur les documents officiels de votre entreprise. Il vous permet également d’éviter les erreurs et de gagner en crédibilité auprès de vos interlocuteurs tels que les fournisseurs, les clients, les partenaires et autres, d’autant plus si vous êtes un travailleur indépendant.

Il existe différents types de tampons :

• Le tampon personnalisable traditionnel : il s’agit du type de tampon d’entreprise le plus courant. Il sert essentiellement à identifier et à authentifier les documents émis par votre société, il contient généralement la raison sociale de votre entreprise, votre adresse, votre capital, votre numéro d’identification unique, votre logo et vos coordonnées
• Le tampon à formule standard : indispensable pour mieux s’organiser et mieux gérer ses documents. Ce type de tampon est généralement doté de textes standards tels que « Payé », « Vendu », « Urgent », Reçu le », « Bon à livrer » et bien d’autres
• Le tampon dateur : comme son nom l’indique, il sert à apposer une date sur un document. Il est très pratique pour valider un document à une date précise. En plus d’être pratique, il est infalsifiable. Ce type de tampon est très courant dans les administrations et les entreprises. Il est muni d’une empreinte chiffrée que l’on peut régler à l’aide d’une petite molette (certains modèles sont automatiques)
• Le tampon de poche : idéal pour les entrepreneurs ou travailleurs qui doivent se déplacer dans l’exercice de leur activité. Ce type de tampon est surtout dédié aux commerciaux et aux chefs d’entreprise. Il permet d’avoir une empreinte aussi distinctive que les autres types de tampons classiques malgré ses dimensions réduites
• Le tampon à numéroteur : sert essentiellement au marquage des documents. Vous serez ainsi en mesure de déterminer l’ordre précis dans lequel vos documents ont été reçus ou envoyés. Selon vos besoins, vous pouvez opter pour un tampon numérateur à incrémentation manuelle ou à incrémentation automatique

Les mentions à indiquer sur le tampon d’entreprise

Bien qu’aucun texte de loi n’impose le contenu de l’empreinte d’un tampon d’entreprise, vous aurez besoin d’y indiquer toutes les informations servant à vous identifier pour gagner en visibilité et qui pourraient être utiles à vos parties prenantes :

• la dénomination sociale de votre entreprise
• votre siège social
• votre capital social
• votre SIRET et votre SIREN
• votre immatriculation RCS
• vos coordonnées (numéro de téléphone, adresse mail, fax, etc.)
• l’adresse de votre site internet

Si vous travaillez dans le domaine de l’import-export, vous devez également faire figurer votre numéro de TVA intracommunautaire. Cette information doit surtout être mentionnée sur les factures. Si vous êtes une association loi 1901, vous aurez besoin d’indiquer votre numéro d’immatriculation sous la forme « Association loi 1901 n°… ».

Outre ces informations, il est judicieux d’indiquer votre logo sur votre tampon d’entreprise. Cela vous permet en effet de diffuser l’image de votre entreprise. Cela permet également à vos partenaires et clients de vous identifier facilement et de connaître vos activités avec un visuel simple.

Certains documents officiels doivent contenir des mentions obligatoires. Les tampons d’entreprise sont donc d’excellents moyens pour les indiquer en un seul geste.

Comment choisir son tampon d’entreprise ?

Pour choisir le type de tampon d’entreprise le plus adapté à vos besoins, vous avez besoin de tenir compte de son mécanisme et de sa praticité.

• Le tampon en bois : c’est le modèle le plus classique. Il est simple d’utilisation et élégant. En revanche, le fait que ce type de tampon nécessite un encreur séparé le rend moins pratique
• Le tampon auto-encreur métallique : c’est le modèle le plus adapté si votre tampon est très sollicité. Robuste et doté d’un encreur intégré, il nécessite une seule pression pour obtenir une empreinte nette. C’est le type de mécanisme le plus adapté pour un service de secrétariat et pour les administrations
• Le tampon en plastique : moins robuste que le tampon métallique, il est adapté à un usage modéré. Léger et facile à manier, il permet un marquage rapide
• Le timbre à sec : ne nécessite pas d’encreur. Il permet d’obtenir une empreinte en relief (également appelée gaufrage), idéale pour marquer et authentifier les documents en papier
• Le tampon de poche : simple d’utilisation et léger, mais convient uniquement à un usage occasionnel

À qui confier la conception et la fabrication de tampon d’entreprise ?

Votre tampon reflète l’image de votre entreprise. Il est de ce fait important d’accorder une attention particulière à sa conception et à sa fabrication. Il est ainsi important de bien choisir le professionnel à qui vous allez confier la réalisation de votre tampon. Pour reproduire une empreinte fidèle à vos attentes, vous avez besoin de faire une maquette en noir en blanc où toutes vos informations sont bien visibles. L’emplacement de votre logo devra être également étudié avec soin.

Si vous n’avez pas de maquette, le prestataire peut vous conseiller sur la conception de votre tampon d’entreprise. Il peut également vous conseiller le type de mécanisme le plus adapté selon l’utilisation du tampon. Dans tous les cas, vous devez vous assurer que la maquette ne contienne pas de fautes afin d’éviter que votre tampon ne soit inutilisable.