5 services utiles pour les déplacements professionnels
Les déplacements professionnels, de plus en plus fréquents, nécessitent une bonne préparation ainsi qu’une bonne organisation. Car il vaut mieux prévenir que guérir : ce n’est pas parce que l’on ne voyage pas dans des pays à risques que le risque zéro existe et qu’il faut pouvoir y faire face : sécurité et anticipation sont les maîtres mots d’une bonne organisation.
C’est ainsi que le relevé suivant met en évidence 5 services utiles pour assurer un déplacement fructueux :
- Une bonne organisation passe par le choix d’un hôtel de qualité : non seulement le confort de la chambre mais surtout les services offerts tels qu’un accès wi-fi, une salle de réunion, une équipe d’accueil polyglotte, etc. Il est aussi intéressant de connaître les facilités à proximité : gare, bus, navette aéroport, service médical, restaurant gastronomique, etc. Pourquoi ne pas se référer aux avis des usagers ? Car la réalité du terrain donne une vue parfois différente – en positif ou en négatif- des informations fournies par une agence. Pour ce faire, la consultation des avis sur www.TripAdvisor.fr n’est pas inutile ;
- Même si elle n’est pas obligatoire, l’assurance déplacement professionnel n’est pas à négliger. En effet, c’est une sécurité pour l’entreprise dont la responsabilité est engagée lors de déplacements professionnels ; les collaborateurs en voyage d’affaires sont couverts et on peut inclure dans le contrat la perte de bagages, les frais d’annulation, etc. selon les besoins spécifiques de l’entreprise ;
- La prévention habituelle contre le vol ou la perte – cadenas, double des papiers dans les bagages, liste des numéros d’urgence, tablette dissimulée dans la valise cadenassée – n’est pas toujours suffisante : comment prouver sa nationalité ou le visa accordé par les autorités, si l’on ne dispose plus de ses documents et si l’on ne parle pas la langue locale ? Il existe une solution : le coffre-fort électronique dans lequel on stocke par scannage le passeport, les prescriptions médicales ainsi que les données faisant l’objet de l’exposé. Pour disposer de ce coffre-fort, il suffit de s’enregistrer sur mon-service-public.fr .
- Le concours d’un interprète peut se révéler utile. On trouvera la liste des interprètes qualifiés sur www.aaeesit.com (association de professionnels de la traduction) ; l’annuaire est téléchargeable. Sont également intéressants : www.afils.fr, www.aitge.ch et www.ottiaq.org (Québec).
- Le déplacement professionnel peut être combiné à un tourisme d’affaires : les échanges avec les hôtes lors d’activités de loisirs sont bénéfiques à la poursuite des travaux. C’est ainsi que des agences de tourisme d’affaires examinent les possibilités de détente existant sur place : golf, dîner gastronomique, visite d’un lieu d’intérêt, etc. Bref, de quoi allier agréable et utile.
Afin de disposer partout et à tout moment de facilités de paiement, la carte business, perdue ou volée, est remplacée gratuitement ; de plus, elle garantit totalement contre la fraude. Les dépenses professionnelles effectuées grâce à cette carte permettent d’accumuler des points qui seront converties en prime, telles que en billets d’avion, billets de train, etc.
