Gagnez du temps dans l’organisation du conseil d’administration

Organiser les conseils d’administration de votre entreprise avec des supports d’information papier requiert une préparation chronophage et fastidieuse. En dématérialisant les tâches récurrentes dévolues à la gouvernance d’entreprise, vous bénéficierez de nombreux avantages et d’un gain de temps conséquent. Par exemple, un outil qui centralise et sécurise l’ensemble des informations stratégiques faciliterait la collaboration entre les participants avant, pendant et après les réunions. Il existe des solutions, comme le portail digital de conseil d’administration et de direction.

Se servir d’un portail digital pour gagner du temps

Un outil comme Skope facilite la communication entre les membres du comité de direction ou du conseil de gestion de votre entreprise, pour vos réunions décisionnelles et vos réunions stratégiques. Il propose des fonctions de messagerie, de vote, de planification de réunions, de gestion de procès-verbaux et d’ordres du jour.

Moins de papiers qui s’empilent, que l’on classe et que l’on perd, moins de notifications orales mal retranscrites ou que l’on oublie. En plus de la dématérialisation, le recours à un portail digital vous permet d’accéder à d’autres fonctionnalités essentielles. Il rend aussi transparente que possible la communication au sein de votre société, vous évitant les confusions qui peuvent parfois déraper, comme la scandaleuse affaire Enron par exemple.

L’usage d’un portail pour organiser sur une base régulière la gouvernance de vos conseils d’administration ou de vos comités de direction vous permet de gérer de manière électronique vos documents, les rendant facilement accessibles aux administrateurs et réduisant la quantité de papiers qui circulent en entreprise.

Il facilite aussi la tâche du secrétaire qui n’aura plus à expédier les éléments de la réunion aux administrateurs et aux top managers, qui les recevront instantanément et en accuseront bonne réception.

Le fonctionnement du portail de gouvernance d’entreprise

Quelques secondes à peine suffisent pour mettre à la disposition de chacun des participants les versions numériques des documents. Plus de fluidité et moins de retards lors de la réunion, chacun pourra accéder en quelques clics au bon document au bon moment, car ils sont reliés à un point précis de l’ordre du jour.

Pendant la réunion, vous pouvez rédiger et envoyer facilement et instantanément les comptes-rendus grâce au modèle prêt à remplir.

Il vous est également possible de retrouver les points clés des réunions précédentes, que celles-ci se soient déroulées la semaine, le mois ou l’année précédente. Si des mises à jour ont été effectuées, chacun des administrateurs y a automatiquement accès et disposera toujours de la dernière version. Aucun besoin d’envoyer des e-mails ni de courriers physiques, tout se fait de manière automatisée.

Les critères d’un bon portail pour un conseil d’administration

Avant d’opter pour une solution digitale, assurez-vous d’un niveau de sécurité numérique élevé pour qu’aucun pirate informatique ne puisse accéder à vos données confidentielles d’entreprise. Assurez-vous que l’outil soit accessible depuis n’importe quel appareil ou terminal de connexion de votre entreprise, avec une assistance en ligne disponible à tout moment en cas de difficultés.

Vérifiez également sa facilité d’utilisation, s’il nécessite une formation et si celle-ci est disponible gratuitement. Faites des essais, comme de consulter et d’annoter des documents. Un logiciel simple à prendre en main ne causera pas de difficultés à ceux qui ont l’habitude du papier.

Enfin, prenez en compte la réputation de l’éditeur et les performances de l’outil, si vous souhaitez que son usage améliore vraiment l’efficacité de votre gouvernance.