Speciman : le management et l’organisation de réunions pertinentes dans l’entreprise
- Les réunions en entreprise sont souvent perçues comme ennuyeuses et peu productives.
- Une réunion efficace doit être préparée en amont avec un sujet clairement défini et des participants pertinents.
- Le jour de la réunion, il faut cadrer la discussion, former des groupes de travail si nécessaire et compiler les tâches à réaliser par chacun.
- Ce type de réunion renforce l'esprit d'équipe et l'implication des membres de l'entreprise.
Nombreux sont les membres d’une entreprise qui poussent un long soupir à l’évocation de la dernière réunion à laquelle ils ont participé. Interminable, sans intérêt, stérile… les qualificatifs ne manquent pas !
Pourtant, une réunion efficace n’est pas seulement une plage de travail en commun : c’est aussi un outil pour renforcer la cohésion d’une équipe et redynamiser ses participants ! Managers, sachez-donc organiser des réunions qui répondent à ces objectifs…
Réunion dans l’entreprise : en amont
Une réunion est un moment de travail commun qui sa prépare bien à l’avance. Le manager doit d’abord cadrer son sujet, sans ambiguïté : son libellé doit être précis pour que chacun l’identifie rapidement. Son objectif est de déboucher sur une action, pas d’être un brainstorming « hors sol ».
Concrètement, on doit préférer « Les démarches marketing à mener dans le mois à venir pour la sortie du produit X » à « Un nouveau produit à promouvoir ».
Une fois le sujet de la réunion communiqué – bien avant la date de la réunion elle-même – il faut que le manager liste les participants qui peuvent clairement apporter leurs compétences au sujet défini. Il doit articuler la présence de chacun dans la réunion : untel aura une vision technique du produit pour formaliser ses avantages, nouveautés,… tel autre pourra en tirer une vision marketing, un autre encore sera spécialisé dans la communication virale,…
Une fois ces participants avertis, le manager pourra répondre à ceux qui ne voient pas la nécessité de leur présence : il devra leur exposer sa vision de leur participation au sein de la réunion telle qu’il l’imagine.
Chaque participant doit préparer la réunion avec les informations dont il dispose : ils doivent arriver le jour J avec leur apport déjà pensé et éventuellement écrit (diffusé en autant de participants via un document court).
Réunion : le jour J
Le manager présente éventuellement les participants les uns aux autres. Il ne doit pas se priver en effet d’inviter des personnes extérieures au service ou à l’entreprise : la pertinence seule est la règle. D’ailleurs, de nouvelles têtes ou un point de vue nouveau peuvent être non seulement enrichissants pour tous mais aussi «cassent» la routine des réunions.
La réunion est parfaitement cadrée : elle ne durera donc pas plus longtemps que la durée annoncée.
Au fil de la discussion, des travaux entre membres de la réunion peuvent paraitre pertinents : des mini groupes sont alors formés pour approfondir un aspect particulier dans les jours qui suivent le jour J.
Avant la fin de la réunion, le manager compile les acquis et les tâches de chacun, que tout le monde reparte avec une idée claire du travail qu’il a désormais à fournir. Un compte-rendu sera adressé par mail à chacun dès le lendemain.
Ainsi conçue, la réunion d’entreprise est bien un outil pertinent qui renforce l’esprit d’équipe et l’implication de chacun au sein de l’entreprise. Contactez Speciman pour mettre en place concrètement ce type de démarche !
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