PME : les cinq questions à poser à leur prestataire
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être capables de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI doivent en émettre. Beaucoup de dirigeants ont confié le sujet à leur éditeur de logiciel ou à leur prestataire sans savoir quoi leur demander. L’article propose cinq questions pour vérifier que le chantier est bien engagé.
L’auteur cite la phrase qu’il entend le plus souvent chez les dirigeants de PME : « Mon logiciel envoie déjà des PDF, donc je suis prêt. » Pour lui, cette affirmation est fausse. Les PME, TPE et micro-entreprises passeront à l’émission le 1er septembre 2027. Bercy a annoncé, le jour du coup d’envoi, qu’aucune sanction ne serait appliquée aux entreprises en difficulté jusqu’à fin 2026. Cette tolérance porte sur les pénalités de la première phase et ne décale pas l’échéance de 2027.
Le problème, selon l’auteur, n’est pas la délégation mais l’absence de contrôle. Il n’est pas nécessaire de comprendre le format XML d’une facture pour piloter le projet, mais il faut obtenir des réponses précises.
Cinq questions à poser à son prestataire
La première concerne le format : la réponse attendue est UBL, CII ou Factur-X, au profil EN 16931. Un PDF, un PDF signé ou « le format de notre logiciel » ne suffit pas, car une facture électronique contient des données structurées lisibles par une machine. Factur-X est le format le plus répandu pour les PME, parce qu’il combine un PDF lisible et un fichier de données embarqué. Les profils les plus légers ne suffisent toutefois pas pour une facture entre entreprises françaises.
La deuxième porte sur la plateforme agréée. Il n’existe pas de service public gratuit d’émission et de réception : chaque entreprise passe par un opérateur privé immatriculé par l’administration, et plus de cent soixante figurent sur la liste officielle de septembre. Le prestataire doit indiquer laquelle, son coût, et confirmer que l’entreprise figure dans l’annuaire avec une adresse de facturation. Sans cette inscription, les fournisseurs grands comptes ne peuvent pas livrer leurs factures : elles partent quand même, mais vous ne les voyez pas.
La troisième question concerne le rejet. Une facture peut être refusée pour une donnée manquante, un SIREN erroné ou un montant de TVA incorrect. Une facture rejetée n’existe pas et le délai de paiement ne court pas. Il faut donc connaître le circuit : qui est alerté, comment la facture est corrigée et comment elle repart.
La quatrième concerne la réception. Les factures fournisseurs n’arrivent plus par mail mais sur la plateforme, sous forme de données, et la réception est déjà obligatoire. Elles doivent être rapprochées des commandes et recevoir les statuts prévus : reçue, refusée, encaissée. L’auteur conseille de demander à voir une vraie facture fournisseur reçue en électronique, et non une maquette.
La cinquième question porte sur la répartition des responsabilités. Avec un logiciel du marché, l’éditeur porte la conformité, mais le dirigeant doit vérifier la version et les données clients, à commencer par le SIREN. Avec un outil interne, seul un développeur peut ajouter la génération du format, le raccordement et la lecture des factures reçues. Le cas le plus fréquent est celui qui combine un logiciel du marché et des développements spécifiques, et c’est aussi le plus mal cadré.
Des sanctions et un risque opérationnel
Les sanctions prévues sont de 15 euros par facture non émise sous forme électronique, plafonnés à 15 000 euros par an, et de 250 euros par transmission d’e-reporting manquante. L’auteur considère toutefois que le risque principal est opérationnel : une facture qui ne part pas est un paiement qui n’arrive pas, et une facture fournisseur non vue peut entraîner une relance, puis un litige.
Selon l’auteur, sur une application existante, le chantier se compte en semaines, rarement en mois. Ce qui prend le plus de temps est la qualité des données clients et la disponibilité des personnes qui connaissent les processus de facturation. Les cinq questions peuvent être posées lors d’un seul rendez-vous avec le prestataire.
