Cabinets d’avocats : ce que le RGPD et le RIN permettent vraiment, et le format que les clients lisent
Un cabinet d’avocats peut envoyer une lettre d’information à ses clients et contacts sans enfreindre le RGPD. Trois couches de règles encadrent cet envoi : elles précisent à qui l’on peut écrire, sur quelle base et ce que l’on peut y mettre. Aucune ne l’interdit.
Un cabinet de cinq avocats installé depuis dix ans dispose, souvent sans le savoir, de trois cents à huit cents adresses de personnes qui lui font déjà confiance. Anciens clients, experts-comptables et notaires qui lui adressent des dossiers, confrères, contacts rencontrés en conférence : ces coordonnées dorment dans le logiciel de gestion, dans trois carnets d’adresses et dans un tiroir de cartes de visite. Dans les échanges menés par MEC Digital avec des cabinets, la réponse revient presque toujours la même : « On n’ose pas leur écrire, à cause du RGPD. »
Le RGPD et la directive ePrivacy
Le Règlement général sur la protection des données impose une base légale pour traiter les adresses et une information transparente des personnes. Il garantit aussi un droit d’opposition absolu à la prospection, et son considérant 47 reconnaît que la prospection peut constituer un intérêt légitime du responsable de traitement.
La règle propre au courrier électronique découle de la directive ePrivacy, transposée à l’article L. 34-5 du Code des postes et des communications électroniques. La prospection directe par e-mail suppose en principe le consentement préalable de la personne physique, sauf pour les cabinets dans une situation précise : lorsque les coordonnées ont été recueillies à l’occasion d’une prestation, l’émetteur peut proposer ses propres services analogues, à condition d’avoir offert, au moment de la collecte, la possibilité de s’y opposer, et de l’offrir à nouveau dans chaque envoi.
Pour un cabinet, cela suppose que la lettre de mission et le courrier de fin de dossier mentionnent l’envoi d’informations et la possibilité de le refuser. La lettre doit traiter de services de même nature que ceux fournis, chaque message comporter un lien de désinscription fonctionnel, et toute opposition être honorée sans délai. Pour les professionnels contactés à leur adresse professionnelle sur un sujet en rapport avec leur fonction, le régime est celui de l’information préalable et du droit d’opposition, selon la position constante de la CNIL. Pour les particuliers qui n’ont jamais été clients, le consentement préalable s’impose.
Le Règlement intérieur national et le secret professionnel
Depuis la loi du 17 mars 2014 et son décret d’application du 28 octobre 2014, l’avocat peut recourir à la publicité et à la sollicitation personnalisée. L’article 10 du RIN en fixe les conditions : une information sincère sur la nature des prestations, aucune mention comparative ou dénigrante, aucune promesse de résultat, le respect des règles sur les mentions de spécialisation, et une sollicitation personnalisée uniquement par envoi postal ou courrier électronique, à l’exclusion de tout message sur un terminal téléphonique mobile.
Le récit d’un dossier est souvent la partie la plus lue d’une lettre, et c’est aussi là que le secret professionnel peut se rompre. L’article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971 et l’article 2 du RIN ne prévoient aucune exception pour les besoins de la communication. Aucun client ne doit être identifiable, directement ou par recoupement : on modifie le secteur, la ville, les montants ou la chronologie, et dans le doute on écrit une hypothèse. Un dossier en cours ne doit jamais être évoqué, même anonymisé.
Mentions obligatoires et liste d’envoi
La directive sur le commerce électronique impose que toute communication commerciale soit clairement identifiable comme telle et identifie la personne pour le compte de laquelle elle est faite. Le pied de page reprend donc la dénomination du cabinet, son adresse, le barreau d’inscription et les coordonnées. Depuis février 2024, les principaux fournisseurs de messagerie exigent aussi des expéditeurs en nombre l’authentification de leur domaine (SPF, DKIM, DMARC) et une désinscription en un clic, faute de quoi la lettre risque de finir dans le courrier indésirable.
La liste se constitue à partir d’adresses existantes, dont l’origine doit être notée, car elle fonde la base légale de chaque ligne. Elle s’enrichit ensuite par la lettre de mission, une case sur la page contact du site, la feuille de présence des conférences ou un guide pratique échangé contre une adresse et un consentement explicite. Elle ne doit pas croître par un fichier acheté, illicite pour les particuliers, ni par l’exportation des relations LinkedIn, contraire aux conditions d’utilisation de la plateforme.
Une lettre qui fonctionne tient en une colonne, avec un associé identifié et quatre éléments : une idée énoncée dans les deux premières phrases, un récit de pratique anonymisé, une action à mener cette semaine et une ligne sur le cabinet en post-scriptum. Pour mesurer son efficacité, le critère retenu n’est pas le taux d’ouverture, gonflé par les protections de confidentialité des messageries, mais le nombre de lecteurs qui répondent.
