Conseils pour organiser votre salon professionnel

La participation de votre entreprise à un salon est un bon moyen d’élaborer une stratégie de communication. C’est l’occasion pour votre entreprise de rencontrer clients et fournisseurs et présenter ses produits. L’objectif du salon est aussi de prospecter pour créer une nouvelle base clients.

Participer à un salon ne s’improvise  pas. Avant toute chose, établissez un retro-planning en listant l’ensemble des actions à réaliser.

Avant le salon

Le choix de l’emplacement: L’attribution des stands se fait par ordre d’arrivée des inscriptions ; plus tôt le stand est réservé, plus l’entreprise aura une chance supplémentaire d’obtenir un emplacement stratégique dans le salon. (Entrée principale, allée principale, lieu d’animation …).
En général, la clôture des inscriptions a lieu 4 à 6 mois avant la date de la manifestation, alors n’attendez pas la dernière minute pour retirer votre dossier et le renvoyer complété et bien détaillé.

La conception du stand: Après le choix de l’emplacement, il faut se pencher sur la conception du stand.
Le stand devient la vitrine de votre marque. Il doit exposer l’ensemble des compétences et être visible de loin pour les visiteurs du salon.
Il existe plusieurs types de stand, plus ou moins coûteux, tout dépend du budget qu’on souhaite lui allouer.
Vous pouvez choisir un stand modulaire (location simple de mobilier), un stand « packagé » (aménagé aux couleurs de l’entreprise, fabriqué par des spécialistes) ou bien réaliser un stand sur-mesure (conception unique et réalisé entièrement sur mesure par des concepteurs de stands).
Quelle que soit la surface de votre stand,  n’oubliez pas d’élaborer un cahier des charges précis qui détaille toutes vos attentes et vos contraintes.
Tous les stands doivent répondre à trois fonctions :

• être une vitrine élogieuse des produits et des services proposés par l’entreprise
• favoriser l’information et l’accueil des clients sur le stand
• permettre aux commerciaux présents sur le stand de pouvoir s’isoler avec les clients

Les invitations : Un envoi d’E-mailing et de cartons d’invitation est adressé à vos meilleurs clients, à vos prospects et fournisseurs. Le mailing doit donc sortir de la masse pour que l’invitation soit clairement identifiée et mémorisée.
Vous pouvez également communiquer auprès des journalistes professionnels : pour cela, vous devez réaliser un dossier de presse ou un communiqué de presse.
Pensez aussi à créer des outils réutilisables après le salon : plaquettes, maquettes, vidéos …
Avant la participation au salon,il est important de briefer vos équipes commerciales sur les points forts de l’entreprise et les éléments à mettre en avant.

PENDANT LE SALON :

L’accueil des visiteurs : Toutes les personnes qui passeront par votre stand, doivent systématiquement être identifiées (nom, prénom, fonction, téléphone …). Ces informations sont précieuses pour pouvoir se constituer un fichier de prospection commerciale. Tous les visiteurs qui viennent sur le stand sont dignes d’intérêt.
Il faut donner de la documentation (flyers, formulaire de contact, code promotionnel, plaquettes, tarifs préférentiels…) aux visiteurs concernant votre entreprise et ses compétences, cependant, une distinction sera faite entre les clients « tout venant » et les clients potentiels. Pour les premiers, une documentation sommaire sera suffisante, pour les seconds une documentation un peu plus fournie sera appréciée.
Il est également recommandé de proposer à ces seconds visiteurs, l’envoi d’une documentation plus complète, post événement. Ce procédé a pour avantage de garder un lien avec les visiteurs après le salon. Les représentants commerciaux présents sur le stand peuvent également distribuer des cartes de visite ou des brochures aux visiteurs.

APRES LE SALON :

Les retombées post-événements: Vous devrez impérativement organiser une réunion post-salon avec vos équipes. Il s’agira de faire le point sur les actions qui ont bien fonctionné et les pistes d’amélioration afin d’établir un bilan chiffré et d’organiser les actions post-salon.
Vous devrez également exploiter les contacts générés lors du salon dans un délai court (maximum 1 semaine). Il vous faudra alors relancer vos contacts par mails ou par courriers personnalisés, aux quels vous pourrez joindre une documentation. Pensez également à relancer les contacts qui ne sont pas venus vous rencontrer sur le stand.

A noter :

Tous les salons ne proposent pas le même prix au mètre carré. Tout dépend de l’endroit où est situé le stand, de la ville où a lieu le salon, du type de salon etc. Le prix du mètre carré d’un stand dit « nu » varie entre 120 et 500 euros HT.
Il faut ensuite ajouter les coûts de déplacement de l’équipe commerciale (restauration, hôtellerie, transports…), les coûts de création graphique et les coûts d’impression.

Printshot.fr réalise l’impression de vos stands, roll-up, pop-up … Les stands et enrouleurs sont livrés avec leur structure et une sacoche de transport dans un délais de 5 jours. Printshot.fr peut également imprimer vos cartes de visite, flyers et autres documents nécessaires à votre communication.